Diseño organizacional y de productos: cómo mapear sistemas tremendamente complejos

Supongamos que vas a construir una máquina con decenas de miles de piezas. Entonces, en primer lugar, estás trabajando con físicos que desarrollan la tecnología y con ingenieros que diseñan y construyen la máquina. También hay todo tipo de personas y procesos involucrados. Probablemente incluso estás colaborando con organizaciones de todo el mundo solo para producir todas esas piezas. En resumen, este es un sistema que consta de todo tipo de elementos interrelacionados de manera compleja. Además del producto final, los procesos y la organización son al menos tan importantes como el producto terminado.

¿Qué es una Design Structure Matrix?

¿Cómo se mapea la coherencia de todos esos elementos en un proceso tan complejo? La Matriz de Estructura de Diseño (DSM, por sus siglas en inglés) es una forma simple y compacta de representar visualmente un sistema o proyecto. Es una matriz cuadrada en la que se representan los diferentes componentes de un sistema en filas y columnas. En esta tabla, describimos para cada elemento cuál es su relación con los otros elementos.

Veamos un ejemplo muy sencillo: una silla. Esta contiene como elementos el asiento, las patas, tornillos, ruedas y la tela. Todas estas partes están relacionadas entre sí de distintas maneras. En un proyecto más complejo, la conexión entre todas las partes no es tan clara como en el caso de esa silla. Al utilizar la matriz, podemos mapear sistemáticamente el sistema. Esto crea una visión general que a menudo falta en sistemas complejos.

Productos, organizaciones y procesos

No solo se puede utilizar un DSM para describir todas las partes de un producto y sus interrelaciones, también es muy adecuado para mapear organizaciones y procesos. Después de todo, cada organización emplea todo tipo de personas con diferentes roles, cada una de las cuales se comunica con los otros miembros de la organización de su manera específica.

Un DSM también resulta muy útil para los procesos. Pensemos, por ejemplo, en un proyecto de desarrollo de software donde se plantea la pregunta de si un método V o un método ágil es el más adecuado. Si mapeamos ambos procesos y todas sus actividades relacionadas, podemos compararlos fácilmente.

Imagen completa

La combinación de DSMs crea una imagen completa de un sistema. Supongamos que tienes dos DSMs. Un DSM para tu producto, que consta de diferentes componentes que tienen relaciones entre sí. Un segundo DSM para la organización, con personas que se comunican entre sí de diferentes maneras. Si superpones estos, obtienes una visión del conjunto. Por ejemplo, puedes observar que hay ciertas partes del producto que están siendo descuidadas o, por el contrario, que demasiadas personas están interfiriendo en una parte. De este modo, obtienes percepciones que no tenías al inicio del proceso, lo que a menudo conduce a conclusiones sorprendentes.

Por dónde empezar

Aplicar el concepto de DSM puede resultar bastante abrumador. Por lo tanto, es aconsejable empezar de manera pequeña. Esto podría ser a nivel de un proyecto, pero también puedes dividir un proyecto muy complejo. Por ejemplo, si se trata de una máquina complicada, no mapeas las 10,000 piezas de una sola vez, pero podrías empezar con seis piezas. De estas, intenta especificar las interrelaciones específicas.

Existen muchos modelos diferentes que ayudan con el diseño organizacional y de productos, pero no es casualidad que la matriz DSM haya sido utilizada en MIT System Design and Management durante más de 20 años. La matriz es fácil de entender y ofrece una gran perspectiva para todo tipo de organizaciones.