Organisatie- en productontwerp: hoe enorm complexe systemen in kaart te brengen

Stel dat je een machine gaat bouwen met tienduizenden onderdelen. Dan heb je allereerst te maken met natuurkundigen die de technologie ontwikkelen en ingenieurs die de machine bedenken en bouwen. Er zijn ook allerlei andere mensen en processen betrokken. Waarschijnlijk werk je zelfs samen met organisaties wereldwijd om al die onderdelen te produceren. Kortom, dit is een systeem bestaande uit allerlei elementen die op een complexe manier met elkaar verbonden zijn. Naast het eindproduct zijn de processen en organisatie minstens zo belangrijk als het uiteindelijke product.

Wat is een Design Structure Matrix?

Hoe breng je de samenhang van al die elementen in zo’n complex proces in kaart? De Design Structure Matrix (DSM) is een eenvoudige en compacte manier om een systeem of project visueel weer te geven. Het is een vierkante matrix waarin we de verschillende componenten van een systeem in rijen en kolommen representeren. In deze tabel beschrijven we voor elk element wat de relatie is met de andere elementen.

Laten we naar een heel simpel voorbeeld kijken: een stoel. Dit bevat als elementen de zitting, de poten, schroeven, wieltjes en de stof. Al deze onderdelen staan op verschillende manieren met elkaar in verband. In een complexer project is de verbinding tussen alle onderdelen niet zo duidelijk als bij die stoel. Door gebruik te maken van de matrix kunnen we het systeem systematisch in kaart brengen. Dit leidt tot een totaaloverzicht dat vaak ontbreekt in complexe systemen.

Producten, organisaties en processen

Een DSM kan niet alleen worden gebruikt om alle onderdelen van een product en hun onderlinge relaties te beschrijven, het is ook zeer geschikt voor het in kaart brengen van organisaties en processen. Elke organisatie heeft immers allerlei mensen met verschillende rollen, die ieder op hun specifieke manier communiceren met de andere leden van de organisatie.

Een DSM is ook handig voor processen. Denk bijvoorbeeld aan een softwareontwikkelingsproject waarbij de vraag is of een V-model of een agile methode het meest geschikt is. Als je beide processen en alle gerelateerde activiteiten in kaart brengt, kun je ze eenvoudig met elkaar vergelijken.

Volledig plaatje

Door DSM's te combineren, ontstaat er een compleet beeld van een systeem. Stel dat je twee DSM's hebt. Eén DSM voor je product, dat bestaat uit verschillende componenten die allemaal relaties met elkaar hebben. Een tweede DSM voor de organisatie, met mensen die allemaal op verschillende manieren met elkaar communiceren. Als je deze over elkaar heen legt, krijg je inzicht in het geheel. Zo kun je bijvoorbeeld zien dat bepaalde delen van het product worden verwaarloosd of dat, integendeel, te veel mensen zich bezighouden met één deel. Op deze manier krijg je inzichten die je aan het begin van het proces nog niet had, wat vaak leidt tot verrassende conclusies.

Waar te beginnen

Het toepassen van het DSM-concept kan behoorlijk overweldigend zijn. Daarom is het raadzaam om klein te beginnen. Dit kan op projectniveau zijn, maar je kunt ook een zeer complex project opsplitsen. Bijvoorbeeld, als het om een gecompliceerde machine gaat, kaart je niet alle 10.000 onderdelen in één keer in, maar kun je beginnen met zes onderdelen. Probeer van deze onderdelen de specifieke onderlinge relaties te specificeren.

Er zijn veel verschillende modellen die helpen bij organisatie- en productontwerp, maar niet voor niets wordt de DSM-matrix al meer dan 20 jaar gebruikt bij MIT System Design and Management. De matrix is gemakkelijk te begrijpen en biedt veel inzicht voor alle soorten organisaties.