Organisations- och produktdesign: hur man kartlägger enormt komplexa system

Föreställ dig att du ska bygga en maskin med tiotusentals delar. Då har du först och främst att göra med fysiker som utvecklar teknologin och ingenjörer som utformar och bygger maskinen. Det finns också alla möjliga andra människor och processer involverade. Du har förmodligen även att göra med organisationer runt om i världen bara för att producera alla dessa delar. Kort sagt är detta ett system som består av alla möjliga element som är sammanlänkade på ett komplext sätt. Förutom slutprodukten är processerna och organisationen minst lika viktiga som den slutgiltiga produkten.

Vad är en Design Structure Matrix?

Hur kartlägger man sammanhanget mellan alla dessa element i en så komplex process? Design Structure Matrix (DSM) är ett enkelt och kompakt sätt att visuellt representera ett system eller projekt. Det är en kvadratisk matris där vi representerar de olika komponenterna i ett system i rader och kolumner. I denna tabell beskriver vi för varje element vad dess relation till de andra elementen är.

Låt oss titta på ett mycket enkelt exempel: en stol. Den innehåller element som sits, ben, skruvar, hjul och tyg. Alla dessa delar är relaterade till varandra på olika sätt. I ett mer komplext projekt är kopplingen mellan alla delar inte lika tydlig som med den där stolen. Genom att använda matrisen kan vi systematiskt kartlägga systemet. Detta skapar en helhetsbild som ofta saknas i komplexa system.

Produkter, organisationer och processer

En DSM kan inte bara användas för att beskriva alla delar av en produkt och deras inbördes relationer, utan den är också mycket lämplig för att kartlägga organisationer och processer. När allt kommer omkring har varje organisation olika typer av människor med olika roller, som var och en kommunicerar med de andra medlemmarna i organisationen på sitt specifika sätt.

En DSM är också praktisk för processer. Tänk till exempel på ett mjukvaruutvecklingsprojekt där frågan är huruvida en V-metod eller en agil metod är den mest lämpliga. Om du kartlägger båda processerna och alla deras relaterade aktiviteter kan du enkelt jämföra dem.

Helhetsbild

Kombinering av DSM:er skapar en komplett bild av ett system. Tänk dig att du har två DSM:er. En DSM för din produkt, som består av olika komponenter som alla har relationer med varandra. En andra DSM för organisationen med personer som kommunicerar med varandra på olika sätt. Om du överlappar dessa får du en insikt om helheten. Till exempel kan du se att det finns vissa delar av produkten som blir försummade eller att, tvärtom, för många personer ingriper i en del. Du får då insikter som du inte hade i början av processen, vilket ofta leder till överraskande slutsatser.

Var ska man börja

Att tillämpa DSM-konceptet kan vara ganska överväldigande. Därför är det lämpligt att börja smått. Detta kan vara på projektnivå, men du kan också dela upp ett mycket komplext projekt. Till exempel, om det handlar om en komplicerad maskin, kartlägger du inte alla 10 000 delar på en gång, utan du kan börja med sex delar. Försök att specificera de specifika inbördes relationerna mellan dessa.

Det finns många olika modeller som hjälper till med organisatorisk och produktdesign, men det är inte utan anledning som DSM-matrisen har använts vid MIT System Design and Management i över 20 år. Matrisen är lätt att förstå och ger stor insikt för alla typer av organisationer.