TMC applique le Daily Performance Management pour améliorer la performance de l'équipe chez Aspen

Occupé toute la journée

Une méthodologie pour y parvenir est le Daily Performance Management (DPM). Aspen travaille selon cette méthodologie depuis un certain temps et il y avait un besoin de l'étendre davantage. Joep Engels, Transformation Professional, est Employeneur chez TMC. Il soutient les équipes d'Aspen pour optimiser leur utilisation. "Les entreprises sont traditionnellement très axées sur les résultats. Cela est logique, bien sûr, mais le défi ici réside souvent dans le fait qu'il s'agit principalement du chiffre d'affaires et de la rapidité. Il existe souvent une culture où tout le monde est toujours 'occupé'. En outre, au sein de l'organisation, on observe souvent le développement d'îlots. Un autre facteur chez Aspen est qu'il s'agit d'une entreprise BRZO (décret sur les risques majeurs d'accidents), où la sécurité est une priorité absolue.

Dans le département que je soutiens, par exemple, les collaborateurs travaillaient avec un ensemble de données utilisable, mais peu de choses ressortaient des discussions sur ces données. J'ai alors indiqué qu'il était important pour l'équipe de travailler comme une unité. Pour ce faire, on détermine d'abord l'objectif. Ce qui est intéressant, c'est que ce n'est pas moi qui le détermine, mais que l'équipe elle-même arrive à cette conclusion au fil du temps. Mon prédécesseur de TMC et moi veillons à ce que le niveau de DPM s'améliore encore, afin qu'Aspen devienne encore meilleur dans ce domaine. Il existe également un plan pour continuer cela."

Définissez d'abord l'objectif.

Chez DPM, toute l'équipe détermine où elle en est dans l'atteinte de l'objectif et où des ajustements peuvent être nécessaires. "Mais il ne s'agit pas seulement de regarder les données, c'est vraiment une question de devenir une équipe avec un objectif commun. Ensuite, vous utilisez les données pour atteindre cet objectif. Cela semble paradoxal, mais dans mon rôle, j'essaie de ralentir les organisations. Si cela fonctionne, les gens se préoccupent moins de l'urgence et davantage de l'objectif global. Et vous atteignez votre objectif ultime plus rapidement."

Cela peut donner l'impression qu'en tant qu'employé, vous êtes constamment surveillé, mais rien n'est plus éloigné de la vérité. "Comparez cela au tableau de bord d'une voiture. Si vous n'en avez pas, vous vous arrêtez rapidement. Cela fonctionne de la même manière dans les organisations : si vous n'avez pas une bonne visibilité sur la façon dont vos processus de travail importants se déroulent, ces processus finiront par se bloquer. DPM n'est pas une méthode pour juger les personnes, mais pour garantir que vous pouvez continuer à exister en tant qu'équipe et en tant qu'organisation. Si les membres de l'équipe sont mieux harmonisés les uns aux autres et s'adaptent lorsque c'est nécessaire, il est logique que vous fonctionniez mieux en équipe, ce qui, à son tour, profite à l'organisation."

Mevisio

DPM est une méthode visuelle permettant de surveiller la performance d'une équipe et d'encourager celle-ci à apporter des améliorations. Un logiciel très adapté à cet usage est Mevisio. En raison de sa facilité d'utilisation et de ses fonctionnalités, TMC a noué un partenariat avec le fabricant suédois de ce logiciel. Cette solution cloud permet de créer très facilement des tableaux interactifs qui peuvent être utilisés et ajustés de manière très intuitive. De plus, le logiciel s'intègre bien avec d'autres solutions, par exemple les systèmes d'entreprise déjà en place.

Un pilote réussi avec Mevisio a été réalisé chez Aspen. Dans un premier temps, il a été utilisé pour numériser des notes éparses, rédigées manuellement, qui étaient collées sur un tableau. C'était un grand souhait, explique Karel Houthooft, Responsable des Opérations chez Aspen : "Le papier fonctionne bien, mais aujourd'hui, la numérisation peut offrir une solution plus pratique. C'est déjà formidable de travailler avec cette solution au sein d'une équipe, mais ce serait encore mieux si nous pouvions utiliser cet outil à la prochaine étape pour communiquer entre les départements, et ensuite pour communiquer de la même manière dans toute l'organisation. Notre entreprise fonctionne 24 heures sur 24. Ce serait bien si nous pouvions utiliser cette solution pour rendre la transmission entre les équipes plus facile et plus efficace. Cette solution pourrait également être très utile pour escalader les problèmes. L'objectif ici doit être que le problème arrive au département qui peut aider la production à le résoudre ensemble. Si le problème est plus complexe et ne peut pas être facilement résolu, il peut être escaladé à un niveau supérieur. La demande d'aide peut alors être faite à ce niveau. Cela permet de gagner beaucoup de temps tout en offrant à chacun une vue d'ensemble claire."

L'essai avec Mevisio donne clairement envie d'aller plus loin. Karel Houthooft : "Les gens adorent vraiment cette solution et, de leur point de vue, cela ne peut pas aller assez vite. Le défi, pour accompagner les gens dans le changement, est de fournir un système sur lequel je peux toujours compter. Et un système qui permet de communiquer avec d'autres programmes tels que SAP, les logiciels de planification des incidents, etc. Si nous pouvons également suivre les performances de manière numérique et structurée avec Mevisio, nous franchirons véritablement une étape supplémentaire dans le Daily Performance Management."