Qu'est-ce que le Daily Performance Management et comment l'appliquer ?

De nombreuses entreprises disposent d'un tableau de planification sur le mur ou utilisent une solution numérique pour suivre la situation. Un piège bien connu ici est de n'utiliser ces outils que parce que la direction en fait la demande, afin de s'assurer que tous les voyants sont au vert. Cela ne devrait pas être l'objectif de la méthode de travail. Il s'agit de savoir exactement ce qui se passe dans votre entreprise ou département et de prendre des mesures concrètes.

Méthodes Lean

La transparence, savoir précisément ce qui se passe, est essentielle dans le DPM. Lorsqu'elle est appliquée correctement, elle favorise la responsabilité et l'appropriation. Avec des équipes à haute performance, une amélioration continue peut être atteinte.

Diverses méthodes Lean sont utilisées, telles que le Hoshin Kanri, qui traduit les objectifs de l'entreprise en objectifs pour les départements sur lesquels ils ont eux-mêmes une influence. Cela aide les employés à se concentrer sur l'atteinte des objectifs. De plus, la communication et la participation à la définition des objectifs sont promues, et les employés sont eux-mêmes responsables de l'atteinte de leurs objectifs.

Avantages de la gestion visuelle

En particulier, la gestion visuelle est importante. De bons repères visuels sont faciles à comprendre pour tout le monde, quel que soit le niveau d'éducation, la langue ou la culture. Grâce aux informations visuelles, les problèmes peuvent être immédiatement identifiés, et chacun sait ce qu'il faut faire pour résoudre le problème avec des actions spécifiques. Les informations visuelles favorisent le travail en équipe, car tout le monde voit les mêmes informations et est collectivement responsable des résultats.

Le composant 'quotidien' ne doit pas être pris trop littéralement. Certaines équipes évaluent quotidiennement, tandis que d'autres le font une fois par semaine ou toutes les deux semaines. D'autres départements doivent vérifier les performances plus fréquemment que quotidiennement, par exemple chaque heure. Pensez à un département de service client ou à un département de production.

L'évaluation régulière des performances est importante. Supposons que vous décidiez d'atteindre un objectif spécifique d'ici la fin de 2021, par exemple réduire le délai de traitement de deux jours. Si vous ne vérifiez comment les choses évoluent qu'en décembre, il y a un risque que vous ne constatiez aucun progrès. Vérifier régulièrement les résultats garantit que vous puissiez continuer à apporter des ajustements.

De la gestion à l'espace de travail

Au sein de l'organisation, il est important d'évaluer régulièrement les performances afin d'être efficace et de faire en sorte que le DPM se déroule aussi près que possible du lieu où le travail réel est effectué. Les informations se rassemblent à chaque niveau de l'organisation, où, par exemple, les opérateurs tiennent une réunion avec les chefs d'équipe, les chefs d'équipe avec les chefs de groupe, et ainsi de suite. De cette manière, les informations se diffusent du premier au dernier niveau et une escalade vers les niveaux supérieurs peut avoir lieu si nécessaire. Dans cet exemple, si le chef d'équipe ne peut pas résoudre le problème, il peut l’escalader au chef de groupe.

Quelle information est sur le tableau ?

Grâce à l'affichage visuel, plusieurs éléments doivent être immédiatement évidents sur chaque tableau.

• Sommes-nous en train de gagner ou de perdre ? Cela doit être visible en trois (ou cinq ou dix) secondes. Si les indicateurs de performance sont trop nombreux, il y a trop d'informations pour pouvoir tout saisir en un coup d'œil. Comme mentionné précédemment, les outils de gestion visuelle sont utiles, car chacun voit immédiatement ce qui est en vert et ce qui est en rouge.
• Y a-t-il une tendance ? Que va-t-il se passer à long terme ?
• Quelles sont les actions nécessaires pour améliorer les résultats ?

Il n'existe pas de directives toutes faites pour la structure d'un tableau DPM. Le type d'organisation et le type de département sont déterminants.

Les éléments de base que l'on retrouve souvent sur les tableaux sont :

• Les personnes. Les personnes sont le facteur le plus important. Assurez-vous d'impliquer toujours de manière optimale tout le monde dans le processus DPM. Pensez à leur santé physique et mentale, ainsi qu'à leur sécurité.
• La performance. Une méthode fréquemment utilisée pour mesurer la performance est le QDIP : Qualité, Livraison, Inventaire, Productivité.
• L'amélioration continue. Les améliorations sont toujours possibles. Comment pouvons-nous résoudre les problèmes de manière structurelle ?

Solution numérique

Il existe un besoin croissant de solution numérique pour la méthode DPM et d’autres méthodologies Lean. Depuis le début de la pandémie de Covid-19, les réunions se déroulent de plus en plus à distance. MEVISIO, originaire de Suède, est une plateforme qui combine les avantages de la méthode traditionnelle de travail avec les bénéfices du travail numérique. Pour offrir une facilité d’utilisation et de fonctionnalité, TMC s’est associé à MEVISIO. Cette solution cloud permet de configurer très facilement des tableaux interactifs, très intuitifs à utiliser et à ajuster. De plus, la solution s’intègre parfaitement à d’autres outils, comme les systèmes d’entreprise déjà utilisés.