Comment le S&OP améliore votre organisation

Qu'est-ce que le S&OP ?

Le S&OP déplace le focus individuel vers un plan intégré. APICS définit le S&OP comme un processus de gestion d'entreprise intégré qui offre aux cadres une concentration, un alignement et une synchronisation continus entre toutes les fonctions de l'organisation. Il rassemble tous les processus d'entreprise dans un plan intégré.

Les plannings sont partagés et discutés, ce qui conduit à un plan global commun. L'organisation dans son ensemble parvient à un consensus sur la planification des ventes, des opérations, de la chaîne d'approvisionnement et des finances. L'objectif du S&OP est d'aligner la demande future, le stock et la capacité de production pour atteindre les meilleurs résultats financiers.

Le plan intégré contribue aux objectifs tactiques de l'organisation, permettant à celle-ci de mieux planifier et de réduire les risques.

Étapes du processus S&OP

APICS distingue cinq étapes pour réussir un processus S&OP :

1. Collecte de données. Les données de la période précédente sont corrigées et le tableau de bord des KPI est mis à jour. Les données proviennent des ventes, du marketing, des opérations, de la logistique et de la chaîne d'approvisionnement, mais aussi des finances. Il est essentiel d'effectuer cette étape le plus rapidement possible afin de pouvoir avancer efficacement et de disposer de suffisamment de temps pour les étapes suivantes du processus. Grâce aux logiciels de planification, bon nombre de ces tâches peuvent être réalisées automatiquement. Un résultat important de cette étape est un tableau de bord des KPI pour les autres réunions. Les KPI pertinents ici incluent les ventes passées, les analyses de tendances du département marketing et l'utilisation de la capacité disponible. Chaque organisation dispose d'un certain nombre de KPI spécifiques.
2. Planification de la demande et revue des produits. Les données de cette étape proviennent des ventes, du marketing et de la gestion des produits. Ce processus est également appelé la "poignée de main" entre les ventes et le marketing. Prévoir la demande est un défi, car les prévisions sont rarement totalement exactes. Il est important d'accumuler autant de connaissances que possible, par exemple grâce aux tendances du marché et aux méthodes et techniques de prévision. Segmenter les produits à un niveau produit peut aider à la prévision. Par exemple, vous pouvez regrouper les produits en fonction de la facilité avec laquelle leurs ventes peuvent être prédites et de l'impact qu'ils ont sur l'organisation.
3. Planification de l'offre et revue financière. Sur la base de la planification de la demande, l'équipe responsable établit la planification de l'offre afin de répondre à la demande prévue aussi précisément que possible. Vous examinez la capacité de production disponible, mais également les niveaux de stock, la méthode de production que vous utiliserez et les stratégies de chaîne d'approvisionnement (fabrication à la commande, fabrication pour le stock, assemblage à la commande). Ici aussi, il est essentiel d'examiner les frictions entre l'offre et la demande et de proposer une solution adéquate.
4. Réunion pré-S&OP. Les plans des étapes précédentes convergent ici. Vous identifiez les éventuels problèmes liés aux étapes précédentes et préparez et présentez des scénarios possibles pour les résoudre au mieux. Les scénarios sont comparés en préparation de la réunion finale. Les participants à cette réunion sont généralement les équipes de ventes, marketing, service, opérations, chaîne d'approvisionnement et évidemment finance.
5. Réunion exécutive S&OP. Ici, le PDG ou la direction supérieure est impliquée dans le processus et décide du scénario à adopter en fonction des données fournies. Comme mentionné, le résultat est un plan avec un consensus sur l'offre et la demande soutenu par la direction. Une fois le plan approuvé, il est appliqué dans tous les départements opérationnels. Cette réunion se tient généralement une fois par mois, tout en regardant à l'avance sur une période donnée : souvent 24 mois.

Facteurs qui influencent l'offre et la demande

Dans une organisation et dans le monde extérieur, différentes sources influencent toujours la question :

• La concurrence. Le défi est de mieux répondre à la demande des clients que vos concurrents. Les promotions concurrentielles et campagnes, les discussions sur la qualité, les interruptions de livraison sont autant de facteurs qui peuvent avoir une incidence.
• Effets saisonniers. Lors d’un hiver doux, vous vendrez moins de manteaux épais que pendant un hiver très froid. Pensez également à d'autres événements dans lesquels le temps joue un rôle : le nombre de visiteurs dans un restaurant, probablement plus élevé le week-end que pendant la semaine.
• Effets économiques. La croissance ou la récession économique ont une influence, mais une politique gouvernementale différente ou une bonne ou mauvaise publicité peuvent également être déterminantes. Le Brexit est un bon exemple récent.
• Tendances et attentes des clients. Ces dernières années, les clients ont eu des attentes de plus en plus élevées et le cycle de vie des produits a été en moyenne plus court.
• Internet. Les clients peuvent plus facilement faire leurs achats en ligne, mais aussi comparer les prix et les délais de livraison, ainsi que lire les avis.
• Promotions. Les offres spéciales ou les campagnes publicitaires peuvent augmenter votre demande. Après la promotion, il est fort probable qu'une diminution se produise à nouveau.
• Calamités. Les circonstances imprévues, comme des tempêtes (ou une pandémie), peuvent également affecter la demande. Dans certains cas, cela peut aussi être une influence positive !
• Distance. La mondialisation crée des chaînes d'approvisionnement plus vastes, ce qui influence l'offre et la demande.

Les différences peuvent être encore amplifiées par le phénomène appelé effet coup de fouet. En raison de la demande fluctuante pour les produits, il devient de plus en plus difficile de prédire combien de produits vous devrez produire à mesure que vous montez dans la chaîne. Cela commence par une petite fluctuation du côté du client et la variation augmente plus on s’élève dans la chaîne. La plus grande fluctuation a lieu au niveau du fournisseur de matières premières.

Il existe également diverses sources qui influencent l'offre. Ce sont des sources externes :

• La croissance mondiale et une chaîne d'approvisionnement de plus en plus complexe. Cela nécessite une coopération.
• Les cycles naturels. Certains cycles de production doivent avoir lieu à un moment précis. Par exemple, l'énergie solaire doit être générée pendant la journée en utilisant la puissance du soleil. La disponibilité de matières premières comme le pétrole et l'acier peut également avoir un impact significatif. Pensez aux grandes quantités d'acier que la Chine a achetées il y a quelques années, ce qui a réduit le marché disponible pour le reste du monde.

Ce sont certaines sources internes qui peuvent influencer l'offre :

• L'effet coup de fouet. Cela ne concerne pas seulement la demande, mais également l'offre. Si l'effet coup de fouet se produit du côté de la demande, la capacité de production peut devenir insuffisante pour répondre à la hausse de la demande. Si vous avez besoin de plus de matériel, vous en achetez davantage, et l'effet se transmet le long de la chaîne.
• Erreurs dans la planification de la demande. Les résultats sont parfois mal évalués, trop optimistes ou trop pessimistes. Cela peut mener à une sous-production ou à une surproduction.
• Erreurs dans la planification de l'offre. Une surcapacité ou une sous-capacité, ainsi que d'autres inefficacités dans le processus, peuvent survenir à tous les niveaux de planification.
• Irregularités dans le système. Les plans de production des parties prenantes changent trop fréquemment, ou les changements deviennent trop coûteux ou ont un trop grand impact sur le processus.
• Erreurs chez le fournisseur. Cela a souvent l'influence la plus significative. Pensez à des matériaux de mauvaise qualité, à des délais de livraison inacceptables, mais aussi à des pénuries de capacité pour répondre à la demande.

S&OP : établir un bon plan étape par étape

Il est évident qu'un plan solide est nécessaire pour mettre en œuvre le S&OP dans l'organisation. Gardez à l'esprit qu'il s'agit d'un cycle, et non d'un programme ponctuel. Il peut également être utilisé pour améliorer davantage le processus. Il est judicieux de mener un projet pilote pour chaque amélioration avant de le déployer dans l'ensemble de l'organisation.

Les différences culturelles comme un défi du S&OP

En particulier dans les organisations internationales, il est très important de tenir compte des différences culturelles lors de la mise en œuvre du S&OP.

• Petite distance de pouvoir - grande distance de pouvoir
• Individualiste - collectiviste
• Masculin - féminin
• Faible évitement de l'incertitude - fort évitement de l'incertitude
• Pensée à court terme - pensée à long terme

Conclusion

S&OP est un outil très puissant qui peut aider votre organisation à rationaliser correctement ses processus. Il est important qu'il soit soutenu par l'ensemble de l'organisation. Il est judicieux de prendre en compte un certain nombre de points :

1. Identifiez ce qui fonctionne pour votre organisation. Chaque entreprise possède un modèle S&OP unique.
2. Impliquez toutes les parties et fonctions de l'organisation dans le processus.
3. Assurez-vous que la direction le soutienne.
4. Veillez à prendre des décisions basées sur des données correctes.
5. Continuez à améliorer votre processus S&OP et réalisez qu'il n'est jamais totalement terminé.
6. Faites preuve d'autodiscipline : assurez-vous que les personnes respectent les plannings et méthodes de travail, sinon vous risquez de manquer des échéances et de diminuer l'implication dans le processus.

Souhaitez-vous en savoir plus sur le S&OP ou êtes-vous curieux de découvrir ce que cela peut signifier pour votre organisation ? Veuillez contacter Pepijn Rinzema.