TMC past Daily Performance Management toe om de teamprestaties bij Aspen te verbeteren.

De hele dag druk.

Een methode om dit te bereiken is Daily Performance Management (DPM). Aspen werkt al enige tijd volgens deze methode en er was behoefte om dit verder uit te breiden. Transformation Professional Joep Engels is Employeneur bij TMC. Hij ondersteunt teams bij Aspen om het gebruik te optimaliseren. "Bedrijven zijn traditioneel erg gefocust op resultaten. Dat is natuurlijk logisch, maar de uitdaging daarbij is dat het vaak gaat om omzet en snelheid. Er heerst vaak een cultuur waarin iedereen altijd 'druk' is. Bovendien zie je binnen de organisatie vaak eilanden ontstaan. Een andere factor bij Aspen is dat het een BRZO-bedrijf is (Besluit risico's zware ongevallen), waar veiligheid van groot belang is.

In de afdeling die ik ondersteun, werkten de mensen bijvoorbeeld met een bruikbare dataset, maar er kwam weinig uit de discussie over de data. Ik heb toen aangegeven dat het belangrijk is dat het team als geheel werkt. Daarbij bepaal je eerst het doel. Het mooie is dat ik niet degene ben die dat bepaalt, maar dat het team zelf na verloop van tijd tot die conclusie komt. Mijn voorganger van TMC en ik zorgen ervoor dat het niveau van DPM weer stijgt, zodat Aspen er nog beter in wordt. Er is ook een plan om hiermee door te gaan."

Bepaal eerst het doel.

Bij DPM bepaalt het hele team waar ze staan in het behalen van het doel en waar eventueel bijsturing nodig is. "Maar je kijkt niet alleen naar de data, het draait er echt om een team te worden met een gemeenschappelijk doel. Je gaat vervolgens met de data aan de slag om dat doel te bereiken. Het klinkt misschien tegenstrijdig, maar in mijn rol probeer ik organisaties juist te vertragen. Als dat lukt, houden mensen zich minder bezig met blussen van brandjes en meer met de overkoepelende doelstelling. En uiteindelijk bereik je je uiteindelijke doel sneller."

Dit kan het gevoel creëren dat je als medewerker continu in de gaten wordt gehouden, maar niets is minder waar. "Vergelijk het met het dashboard in een auto. Als je er geen hebt, sta je binnen de kortste keren stil. Het werkt hetzelfde bij organisaties: als je geen goed inzicht hebt in hoe je belangrijke werkprocessen verlopen, raken processen op een gegeven moment vast. DPM is geen methode om mensen te beoordelen, maar om ervoor te zorgen dat je als team en als organisatie kunt blijven bestaan. Als teamleden beter op elkaar afgestemd zijn en inspringen waar nodig, is het logisch dat je beter functioneert als team, en dat komt de organisatie weer ten goede."

Mevisio

DPM is een visuele methode om de prestaties van een team te monitoren en het team te stimuleren om verbeteringen door te voeren. Een softwarepakket dat hiervoor zeer geschikt is, is Mevisio. Vanwege de gebruiksvriendelijkheid en functionaliteit is TMC een samenwerking aangegaan met de Zweedse fabrikant van dit pakket. Deze cloudoplossing maakt het zeer eenvoudig om interactieve borden in te richten die op een intuïtieve manier bediend en aangepast kunnen worden. Bovendien integreert de software goed met andere oplossingen, bijvoorbeeld bedrijfsystemen die al in gebruik zijn.

Er is een succesvolle pilot met Mevisio uitgevoerd bij Aspen. In eerste instantie werd het gebruikt om losse, handgeschreven notities die op een bord waren geplakt te digitaliseren. Dat was een grote wens, zegt Karel Houthooft, Operations Manager bij Aspen: "Papier werkt het best, maar tegenwoordig kan het praktischer dankzij digitalisering. Het is nu al geweldig om met deze oplossing binnen één team te werken, maar het zou nog beter zijn als we de tool in de volgende stap kunnen gebruiken om tussen afdelingen te communiceren, en vervolgens op dezelfde manier door de hele organisatie te communiceren. Ons bedrijf werkt 24 uur per dag. Het zou fijn zijn als we deze oplossing kunnen gebruiken om de overdracht tussen diensten gemakkelijker en beter te maken. Deze oplossing zou ook heel geschikt kunnen zijn om problemen te escaleren. Het doel hierbij moet zijn dat het probleem terechtkomt bij de afdeling die de productie kan helpen om het probleem gezamenlijk op te lossen. Als het probleem groter is en niet eenvoudig kan worden opgelost, kan het een niveau hoger worden doorgegeven. Daar kan dan om hulp worden gevraagd. Dat bespaart veel tijd terwijl iedereen het overzicht krijgt dat hij wil."

De proef met Mevisio smaakt zeker naar meer. Karel Houthooft: "Mensen zijn er echt enthousiast over en wat hen betreft kan het niet snel genoeg gaan. De uitdaging, ook om mensen mee te nemen in de verandering, is om een systeem te bieden waarop ik altijd kan vertrouwen. En een systeem dat communicatie met andere programma's zoals SAP, planningssoftware voor incidenten en dergelijke mogelijk maakt. Als we dan ook prestaties digitaal en op een gestructureerde manier kunnen bijhouden met Mevisio, zetten we echt de volgende stap in Daily Performance Management."