TMC applica il Daily Performance Management per migliorare le prestazioni del team presso Aspen.

Occupato tutto il giorno

Una metodologia per raggiungere questo obiettivo è il Daily Performance Management (DPM). Aspen utilizza questa metodologia da tempo ed era necessario ampliarla ulteriormente. Joep Engels, Transformation Professional, è Employeneur per TMC. Supporta i team di Aspen nell'ottimizzazione del loro utilizzo. "Le aziende sono tradizionalmente molto focalizzate sui risultati. Questo è comprensibile, ovviamente, ma la sfida è che spesso si tratta di fatturato e velocità. Spesso c'è una cultura in cui tutti sono sempre 'impegnati'. Inoltre, all'interno dell'organizzazione si vedono spesso svilupparsi isole. Un altro fattore per Aspen è che è una società BRZO (decreto sui rischi di incidenti rilevanti), dove la sicurezza è di fondamentale importanza.

Nell'area che supporto, per esempio, le persone lavoravano con un insieme di dati utilizzabili, ma dalla discussione sui dati emergeva poco. Ho quindi indicato che era importante per il team lavorare come un tutt'uno. In questo processo, si determina prima l'obiettivo. La cosa interessante è che non sono io a determinarlo, ma il team stesso arriva a questa conclusione dopo un po' di tempo. Io e il mio predecessore di TMC ci assicuriamo che il livello di DPM cresca nuovamente, così che Aspen migliori ancora di più in questo ambito. C'è anche un piano per proseguire su questa strada."

Definire prima l'obiettivo

In DPM, l'intero team definisce dove si trova nel raggiungimento dell'obiettivo e dove potrebbe essere necessario apportare degli aggiustamenti. "Ma non si tratta solo di osservare i dati, si tratta davvero di diventare un team con un obiettivo comune. Poi si lavora sui dati per raggiungere quell'obiettivo. Sembra contraddittorio, ma nel mio ruolo cerco di rallentare le organizzazioni. Se funziona, le persone si concentrano meno sulla risoluzione di emergenze e più sull'obiettivo generale. E raggiungi il tuo obiettivo finale più velocemente."

Questo potrebbe creare la sensazione che, come dipendente, si è costantemente sotto osservazione, ma nulla potrebbe essere più lontano dalla verità. "Paragonalo al cruscotto di un'auto. Se non ne hai uno, ti fermerei in pochissimo tempo. Funziona allo stesso modo nelle organizzazioni: se non hai una buona visione di come stanno andando i tuoi importanti processi di lavoro, a un certo punto i processi si bloccheranno. DPM non è un metodo per giudicare le persone, ma per garantire che tu possa continuare ad esistere come squadra e come organizzazione. Se i membri del team sono meglio sincronizzati tra loro e si adattano quando necessario, è logico che funzionerai meglio come team, e questo a sua volta avvantaggia l'organizzazione."

Mevisio

DPM è un metodo visivo per monitorare le prestazioni di un team e incoraggiarlo a migliorare. Un pacchetto software molto adatto a questo scopo è Mevisio. Per la sua facilità d'uso e funzionalità, TMC ha stretto una partnership con il produttore svedese di questo pacchetto. Questa soluzione cloud rende molto semplice impostare bacheche interattive che possono essere utilizzate e regolate in modo molto intuitivo. Inoltre, il software si integra bene con altre soluzioni, ad esempio i sistemi aziendali già in uso.

Ad Aspen è stato condotto un progetto pilota di successo con Mevisio. Inizialmente, è stato utilizzato per digitalizzare note sparse, scritte manualmente e attaccate a una bacheca. Era un desiderio molto grande, afferma Karel Houthooft, Operations Manager di Aspen: "La carta funziona meglio, ma al giorno d'oggi può essere più pratica grazie alla digitalizzazione. È già fantastico lavorare con questa soluzione in un team, ma sarebbe ancora meglio se potessimo utilizzare lo strumento nella fase successiva per comunicare tra dipartimenti e poi per comunicare allo stesso modo in tutta l'organizzazione. La nostra azienda opera 24 ore su 24. Sarebbe bello utilizzare questa soluzione per rendere il passaggio tra i turni più semplice e migliore. Questa soluzione potrebbe anche essere molto adatta per gestire l'escalation dei problemi. L'obiettivo qui dovrebbe essere che il problema venga trasferito al dipartimento in grado di aiutare la produzione a risolverlo insieme. Se il problema è maggiore e non può essere risolto facilmente, può essere portato a un livello superiore. A quel punto, la richiesta di aiuto può essere inoltrata. Questo risparmia molto tempo mentre tutti ottengono la panoramica che desiderano."

La sperimentazione con Mevisio ha sicuramente lasciato il desiderio di fare di più. Karel Houthooft: "Alle persone piace davvero molto e, per quanto riguarda loro, non può andare abbastanza velocemente. La sfida, anche per coinvolgere le persone nel cambiamento, è fornire un sistema su cui io possa sempre contare. E un sistema che permetta di comunicare con altri programmi come SAP, software di pianificazione degli incidenti e così via. Se poi riusciremo anche a monitorare le prestazioni in modo digitale e strutturato con Mevisio, faremo davvero il passo successivo nel Daily Performance Management."