TMC aplica Daily Performance Management para mejorar el rendimiento del equipo en Aspen.

Ocupado todo el día.

Una metodología para lograr esto es el Daily Performance Management (DPM). Aspen ha estado trabajando según esta metodología durante algún tiempo y existía la necesidad de expandirla aún más. Joep Engels, Transformation Professional, es Employeneur de TMC. Él apoya a los equipos en Aspen para optimizar su uso. "Las empresas, tradicionalmente, están muy enfocadas en los resultados. Eso tiene sentido, por supuesto, pero el desafío aquí es que a menudo se trata de rotación y velocidad. A menudo existe una cultura en la que todos están siempre 'ocupados'. Además, dentro de la organización, frecuentemente se ven islas formándose. Otro factor en Aspen es que es una empresa BRZO (decreto de riesgo de accidentes graves), donde la seguridad es de máxima prioridad.

En el departamento que apoyo, por ejemplo, las personas estaban trabajando con un conjunto de datos útil, pero salía poco de la discusión sobre los datos. Luego indiqué que era importante que el equipo trabajara como un todo. Al hacerlo, primero se determina el objetivo. Lo interesante es que no soy yo quien lo determina, sino que el propio equipo llega a esa conclusión después de un tiempo. Mi predecesor de TMC y yo nos aseguramos de que el nivel de DPM vuelva a aumentar, para que Aspen mejore aún más en ello. También hay un plan para continuar con esto."

Primero define el objetivo

En DPM, todo el equipo define dónde se encuentran en el logro del objetivo y dónde podrían ser necesarios ajustes. "Pero no se trata solo de mirar los datos, realmente se trata de convertirse en un equipo con un objetivo común. Luego trabajas con los datos para alcanzar ese objetivo. Suena contradictorio, pero en mi rol trato de desacelerar a las organizaciones. Si eso funciona, las personas se preocupan menos por apagar incendios y más por el objetivo general. Y alcanzas tu objetivo final más rápido."

Esto puede generar la sensación de que, como empleado, te están observando constantemente, pero nada está más lejos de la realidad. "Compáralo con el tablero de mandos de un coche. Si no tienes uno, te detendrás en poco tiempo. Funciona de la misma manera en las organizaciones: si no tienes una buena visión de cómo están funcionando tus procesos de trabajo importantes, los procesos se atascarán en algún momento. DPM no es un método para juzgar a las personas, sino para garantizar que puedas seguir existiendo como equipo y como organización. Si los miembros del equipo están mejor sincronizados entre sí y se adaptan cuando es necesario, es lógico que funcionen mejor como equipo, y eso a su vez beneficia a la organización."

Mevisio

DPM es un método visual para monitorear el rendimiento de un equipo y fomentar que el equipo realice mejoras. Un paquete de software que es muy adecuado para este propósito es Mevisio. Debido a su facilidad de uso y funcionalidad, TMC estableció una asociación con el fabricante sueco de este paquete. Esta solución en la nube facilita enormemente la configuración de tableros interactivos que se pueden operar y ajustar de manera muy intuitiva. Además, el software se integra bien con otras soluciones, como los sistemas empresariales que ya están en uso.

Se llevó a cabo un piloto exitoso con Mevisio en Aspen. En primera instancia, se utilizó para digitalizar notas sueltas y escritas manualmente que estaban pegadas a un tablero. Esa era una gran necesidad, dice Karel Houthooft, Gerente de Operaciones en Aspen: "El papel funciona mejor, pero hoy en día puede ser más práctico gracias a la digitalización. Ya es fantástico trabajar con esta solución en un equipo, pero sería aún mejor si pudiéramos usar la herramienta en el siguiente paso para comunicarnos entre departamentos, y luego comunicarnos de la misma manera en toda la organización. Nuestra empresa trabaja las 24 horas del día. Sería útil si pudiéramos usar esta solución para facilitar y mejorar el traspaso entre turnos. Esta solución también podría ser muy adecuada para la escalada de problemas. El objetivo aquí debería ser que el problema termine en el departamento que puede ayudar a producción a resolverlo juntos. Si el problema es mayor y no se puede resolver fácilmente, puede elevarse a un nivel superior. Entonces, la solicitud de ayuda puede ser gestionada allí. Esto ahorra mucho tiempo mientras todos obtienen la visión general que desean."

La prueba con Mevisio definitivamente deja ganas de más. Karel Houthooft: "A la gente realmente le encanta y, en lo que a ellos respecta, no puede ir lo suficientemente rápido. El desafío, también para involucrar a las personas en el cambio, es ofrecer un sistema en el que siempre pueda confiar. Y un sistema que permita la comunicación con otros programas como SAP, software de planificación de incidentes y similares. Si además podemos hacer un seguimiento del rendimiento de manera digital y estructurada con Mevisio, realmente daremos el siguiente paso en el Daily Performance Management."