TMC wendet Daily Performance Management an, um die Teamleistung bei Aspen zu verbessern.

Den ganzen Tag beschäftigt

Eine Methodik, um dies zu erreichen, ist das Daily Performance Management (DPM). Aspen arbeitet bereits seit einiger Zeit nach dieser Methodik und es bestand Bedarf, diese weiter auszubauen. Transformation Professional Joep Engels ist Employeneur bei TMC. Er unterstützt Teams bei Aspen, die Nutzung zu optimieren. "Unternehmen sind traditionell sehr auf Ergebnisse fokussiert. Das macht natürlich Sinn, aber die Herausforderung dabei ist, dass es oft um Umsatz und Geschwindigkeit geht. Häufig herrscht eine Kultur, in der jeder immer 'beschäftigt' ist. Außerdem entwickeln sich innerhalb der Organisation oft Inseln. Ein weiterer Faktor bei Aspen ist, dass es sich um ein BRZO-Unternehmen (Störfallverordnung) handelt, bei dem Sicherheit höchste Priorität hat.

In der Abteilung, die ich unterstütze, arbeitete das Team beispielsweise mit einem nutzbaren Datensatz, aber aus den Diskussionen über die Daten kam wenig heraus. Ich habe darauf hingewiesen, dass es wichtig ist, dass das Team als Ganzes arbeitet. Dabei wird zuerst das Ziel festgelegt. Das Schöne daran ist, dass ich nicht derjenige bin, der das bestimmt, sondern dass das Team selbst nach einer Weile zu dieser Erkenntnis gelangt. Mein Vorgänger von TMC und ich sorgen dafür, dass das Niveau von DPM wieder steigt, sodass Aspen noch besser darin wird. Es gibt auch einen Plan, dies weiterzuführen."

Zuerst das Ziel definieren

Bei DPM definiert das gesamte Team, wie weit es bei der Erreichung des Ziels steht und wo möglicherweise Anpassungen erforderlich sind. "Aber man schaut nicht nur auf die Daten, es geht wirklich darum, ein Team mit einem gemeinsamen Ziel zu werden. Anschließend arbeitet man mit den Daten, um dieses Ziel zu erreichen. Es klingt widersprüchlich, aber in meiner Rolle versuche ich, Organisationen zu entschleunigen. Wenn das gelingt, beschäftigen sich die Menschen weniger mit ständigem Krisenmanagement und mehr mit dem übergeordneten Ziel. Und so erreicht man sein letztendliches Ziel schneller."

Dies könnte das Gefühl erzeugen, dass man als Mitarbeiter ständig beobachtet wird, aber nichts könnte weiter von der Wahrheit entfernt sein. "Vergleichen Sie es mit dem Armaturenbrett eines Autos. Ohne eines kommen Sie schnell zum Stillstand. In Organisationen funktioniert es genauso: Wenn Sie keinen guten Einblick in Ihre wichtigen Arbeitsprozesse haben, werden Prozesse irgendwann blockiert. DPM ist keine Methode, um Menschen zu beurteilen, sondern um sicherzustellen, dass Sie als Team und als Organisation weiterhin bestehen können. Wenn Teammitglieder besser aufeinander abgestimmt sind und sich bei Bedarf anpassen, ist es logisch, dass Sie besser als Team funktionieren. Dies kommt wiederum der Organisation zugute."

Mevisio

DPM ist eine visuelle Methode, um die Leistung eines Teams zu überwachen und das Team dazu zu ermutigen, Verbesserungen vorzunehmen. Ein Softwarepaket, das hierfür sehr geeignet ist, ist Mevisio. Aufgrund der Benutzerfreundlichkeit und Funktionalität ist TMC eine Partnerschaft mit dem schwedischen Hersteller dieses Pakets eingegangen. Diese Cloud-Lösung ermöglicht es auf sehr einfache Weise, interaktive Tafeln einzurichten, die intuitiv bedient und angepasst werden können. Außerdem lässt sich die Software gut mit anderen Lösungen integrieren, wie etwa den bereits genutzten Unternehmenssystemen.

Ein erfolgreicher Pilot mit Mevisio wurde bei Aspen durchgeführt. Im ersten Schritt wurde es genutzt, um lose, manuell geschriebene Notizen zu digitalisieren, die an eine Tafel geheftet waren. Das war ein großer Wunsch, sagt Karel Houthooft, Betriebsleiter bei Aspen: „Papier funktioniert am besten, aber heutzutage kann es dank der Digitalisierung praktischer sein. Es ist schon großartig, mit dieser Lösung in einem Team zu arbeiten, aber es wäre noch besser, wenn wir das Tool im nächsten Schritt dafür nutzen könnten, zwischen Abteilungen zu kommunizieren, und dann auf die gleiche Weise in der gesamten Organisation. Unser Unternehmen arbeitet rund um die Uhr. Es wäre schön, wenn wir diese Lösung nutzen könnten, um die Übergabe zwischen Schichten einfacher und besser zu gestalten. Diese Lösung könnte auch sehr geeignet sein, um Probleme zu eskalieren. Das Ziel sollte hier sein, dass das Problem bei der Abteilung landet, die der Produktion helfen kann, das Problem gemeinsam zu lösen. Wenn das Problem größer ist und nicht leicht gelöst werden kann, kann es eine Ebene höher eskaliert werden. Dann kann dort die Hilfeanfrage gestellt werden. Das spart viel Zeit, während alle den gewünschten Überblick behalten.“

Der Test mit Mevisio macht definitiv Lust auf mehr. Karel Houthooft: „Die Leute lieben es wirklich und aus ihrer Sicht kann es gar nicht schnell genug gehen. Die Herausforderung, auch um die Menschen bei der Veränderung mitzunehmen, besteht darin, ein System bereitzustellen, auf das ich mich immer verlassen kann. Und ein System, das die Kommunikation mit anderen Programmen wie SAP, Vorfallsplanungssoftware und so weiter ermöglicht. Wenn wir dann auch die Leistung digital und strukturiert mit Mevisio verfolgen können, machen wir wirklich den nächsten Schritt im Daily Performance Management.“