Vad är Daily Performance Management och hur tillämpar man det?

Många företag har en planeringstavla på väggen eller använder en digital lösning för att hålla koll på situationen. En välkänd fallgrop här är att enbart använda dessa verktyg för att ledningen efterfrågar det, och se till att alla kryssmarkeringar är gröna. Detta bör inte vara målet med arbetsmetoden. Det handlar om att verkligen förstå vad som händer i ditt företag eller avdelning och vidta konkreta åtgärder.

Lean-metoder

Transparens, att veta exakt vad som händer, är avgörande inom DPM. När det tillämpas korrekt skapar det ansvar och ägarskap. Med högpresterande team kan kontinuerlig förbättring uppnås.

Olika Lean-metoder används, såsom Hoshin Kanri, där företagsmål översätts till målsättningar för de avdelningar som själva har möjlighet att påverka. Detta hjälper medarbetare att fokusera på att uppnå målen. Dessutom främjas kommunikation och deltagande i att sätta målen, och medarbetarna är själva ansvariga för att nå sina målsättningar.

Fördelar med Visual Management

Visuell styrning är särskilt viktig. Bra visuella signaler är lätta att förstå för alla, oavsett utbildningsnivå, språk och kultur. Tack vare visuell information kan problem identifieras omedelbart, och alla vet vad som behöver göras för att lösa problemet med varje specifik åtgärd. Visuell information främjar teamwork eftersom alla ser samma information och är gemensamt ansvariga för resultaten.

Komponenten "daglig" bör inte tas alltför bokstavligt. Vissa team utvärderar dagligen, medan andra gör detta en gång i veckan eller varannan vecka. Andra avdelningar måste kontrollera prestationer oftare än dagligen, till exempel varje timme. Tänk på en kundtjänstavdelning eller en produktionsavdelning.

Regelbunden prestationsutvärdering är viktig. Anta att ni beslutar att nå ett visst mål vid slutet av 2021, till exempel att minska ledtiden med två dagar. Om ni bara kontrollerar hur det går i december finns risken att ni inte ser någon framgång. Regelbunden kontroll av resultaten säkerställer att ni kan fortsätta att göra justeringar.

Från ledning till arbetsplats

Inom organisationen är det viktigt att regelbundet utvärdera prestationer för att vara effektiva och säkerställa att DPM sker så nära den plats där det verkliga arbetet utförs som möjligt. Informationen samlas inom varje lager i organisationen, där exempelvis operatörer har möten med teamledare, teamledare med gruppledare, och så vidare. På så sätt sprids informationen från det första till det sista lagret och uppåtgående eskalering kan ske vid behov. I detta exempel, om teamledaren inte kan lösa det, kan de eskalera det till gruppledaren.

Vilken information finns på tavlan?

Tack vare den visuella presentationen måste flera saker omedelbart vara tydliga på varje tavla.

• Vinner vi eller förlorar vi? Det bör vara synligt inom tre (eller fem eller tio) sekunder. Om det finns för många prestationsindikatorer är det för mycket information för att kunna se det direkt. Som tidigare nämnts är verktyg för visuell hantering användbara, eftersom alla omedelbart ser vad som är grönt och vad som är rött.
• Finns det en trend? Vad kommer att hända på lång sikt?
• Vilka åtgärder behövs för att förbättra resultaten?

Det finns inga färdiga riktlinjer för strukturen på en DPM-tavla. Typ av organisation och typ av avdelning är avgörande.

Grundläggande delar som du ofta ser på tavlor är:

• Människor. Människor är den viktigaste faktorn. Se till att du alltid optimalt involverar alla i DPM-processen. Tänk på deras fysiska och mentala hälsa och deras säkerhet.
• Prestanda. En ofta använd metod för att mäta prestanda är QDIP: Kvalitet, Leverans, Lager, Produktivitet.
• Kontinuerlig förbättring. Förbättringar är alltid möjliga. Hur kan vi lösa problem strukturellt?

Digital lösning

Behovet av en digital lösning för DPM och andra Lean-metoder ökar. Sedan utbrottet av Covid-19-pandemin sker möten allt oftare på distans. MEVISIO från Sverige är en plattform som kombinerar fördelarna med det traditionella arbetssättet med fördelarna med digitalt arbete. För att förenkla användningen och funktionaliteten har TMC samarbetat med MEVISIO. Denna molnlösning gör det mycket enkelt att skapa interaktiva tavlor som är mycket intuitiva att använda och justera. Dessutom integreras lösningen väl med andra lösningar, till exempel affärssystem som redan används.