TMC tillämpar Daily Performance Management för att förbättra teamets prestationer på Aspen.

Upptagen hela dagen

En metodik för att uppnå detta är Daily Performance Management (DPM). Aspen har arbetat enligt denna metodik under en tid och det fanns ett behov av att vidareutveckla detta. Transformation Professional Joep Engels är Employeneur för TMC. Han stödjer team på Aspen för att optimera användningen. "Företag är traditionellt sett väldigt fokuserade på resultat. Det är förstås logiskt, men utmaningen här är att det ofta handlar om omsättning och hastighet. Det finns ofta en kultur där alla alltid är 'upptagna'. Dessutom ser man ofta att det utvecklas isolerade öar inom organisationen. En annan faktor på Aspen är att det är ett BRZO-företag (stora olycksriskbeslut), där säkerhet är av högsta prioritet.

På avdelningen som jag stödjer arbetade till exempel människorna med en användbar dataset, men det kom inte ut mycket ur diskussionerna om datan. Jag påpekade då att det var viktigt för teamet att arbeta som en helhet. På så sätt bestämmer man först målet. Det fina är att det inte är jag som bestämmer det, utan att teamet självt kommer fram till det efter ett tag. Min föregångare från TMC och jag säkerställer att nivån på DPM höjs igen, så att Aspen blir ännu bättre på det. Det finns också en plan för att fortsätta detta."

Definiera först målet

På DPM definierar hela teamet var de står i att nå målet och var saker och ting eventuellt kan behöva justeras. "Men du tittar inte bara på datan, det handlar verkligen om att bli ett team med ett gemensamt mål. Därefter arbetar du med datan för att uppnå det målet. Det låter motsägelsefullt, men i min roll försöker jag att sakta ner organisationer. Om det fungerar blir människor mindre fokuserade på att släcka bränder och mer på det övergripande målet. Och du når ditt slutliga mål snabbare."

Det kan skapa en känsla av att man som anställd ständigt blir övervakad, men inget kunde vara längre från sanningen. "Jämför det med instrumentpanelen i en bil. Om du inte har en, kommer du att stå still inom kort. Det fungerar på samma sätt i organisationer: om du inte har en bra inblick i hur dina viktiga arbetsprocesser löper, kommer processerna att fastna vid någon punkt. DPM är inte en metod för att döma människor, utan för att säkerställa att du kan fortsätta att existera som ett team och som en organisation. Om teammedlemmar är bättre synkroniserade och anpassar sig vid behov, är det logiskt att ni kommer att fungera bättre som ett team, och det gynnar i sin tur organisationen."

Mevisio

DPM är en visuell metod för att övervaka ett teams prestationer och uppmuntra teamet att göra förbättringar. Ett mjukvarupaket som är mycket lämpligt för detta ändamål är Mevisio. Tack vare dess användarvänlighet och funktionalitet har TMC ingått ett partnerskap med den svenska tillverkaren av detta paket. Denna molnlösning gör det mycket enkelt att skapa interaktiva tavlor som kan användas och justeras på ett mycket intuitivt sätt. Dessutom integreras mjukvaran väl med andra lösningar, exempelvis affärssystem som redan används.

Ett framgångsrikt pilotprojekt med Mevisio har genomförts på Aspen. Först användes det för att digitalisera lösa, manuellt skrivna anteckningar som sattes upp på en tavla. Det var en stor önskan, säger Karel Houthooft, Operations Manager på Aspen: "Papper fungerar bäst, men idag kan det vara mer praktiskt tack vare digitalisering. Det är redan fantastiskt att arbeta med denna lösning i ett team, men det skulle vara ännu bättre om vi i nästa steg kunde använda verktyget för att kommunicera mellan avdelningar, och därefter kommunicera på samma sätt i hela organisationen. Vårt företag arbetar dygnet runt. Det skulle vara bra om vi kunde använda denna lösning för att göra övergången mellan skift enklare och bättre. Denna lösning kan också vara mycket lämplig för att eskalera problem. Målet här bör vara att problemet hamnar hos den avdelning som kan hjälpa produktionen att lösa problemet tillsammans. Om problemet är större och inte kan lösas enkelt kan det lyftas en nivå högre. Då kan begäran om hjälp placeras där. Det sparar mycket tid samtidigt som alla får den översikt de önskar."

Testet med Mevisio ger definitivt mersmak. Karel Houthooft säger: "Folk älskar det verkligen och enligt dem kan det inte gå fort nog. Utmaningen, även för att få med människor i förändringen, är att tillhandahålla ett system som jag alltid kan lita på. Och ett system som möjliggör kommunikation med andra program som SAP, incidentplaneringsprogramvara och så vidare. Om vi sedan också kan följa upp prestationer digitalt och strukturerat med Mevisio, tar vi verkligen nästa steg i Daily Performance Management."