Hur S&OP förbättrar din organisation

Vad är S&OP?

S&OP flyttar fokus från individen till en integrerad plan. APICS definierar S&OP som en integrerad affärsledningsprocess som ger chefer kontinuerligt fokus, samordning och synkronisering mellan alla funktioner i organisationen. Det sammanför alla affärsprocesser i en enda integrerad plan.

Scheman delas och diskuteras, vilket leder till en gemensam övergripande plan. Organisationen som helhet når konsensus om försäljning, verksamhet, försörjningskedja och ekonomisk planering. Målet med S&OP är att anpassa framtida efterfrågan, lager och produktionskapacitet för att uppnå bästa ekonomiska resultat.

Den integrerade planen bidrar till organisationens taktiska mål, vilket gör det möjligt för organisationen att planera bättre och minska riskerna.

Steg i S&OP-processen

APICS identifierar fem steg för att uppnå en framgångsrik S&OP-process:

1. Datainsamling. Data från föregående period korrigeras och KPI-dashboards uppdateras. Informationen kommer från försäljning, marknadsföring, verksamhet, logistik och supply chain, men även från ekonomi. Det är viktigt att genomföra detta steg så snabbt som möjligt för att kunna fortsätta smidigt och ha så mycket tid som möjligt för nästa steg i processen. Tack vare planeringsmjukvara kan många av dessa uppgifter utföras automatiskt. Ett viktigt resultat från detta steg är en KPI-dashboard för de andra mötena. Relevanta KPI:er kan innefatta tidigare försäljning, trendanalyser från marknadsavdelningen och användning av tillgänglig kapacitet. Varje organisation har ett antal specifika KPI:er.
2. Efterfrågeplanering och produktgenomgång. Input till detta steg kommer från försäljning, marknadsföring och produktledning. Denna process kallas också för handskakningen mellan försäljning och marknadsföring. Att förutse efterfrågan är en utmaning eftersom prognoser sällan är helt exakta. Det är viktigt att samla in så mycket kunskap som möjligt genom till exempel marknadstrender samt metoder och tekniker för prognosarbete. Segmentering av produkter på produktnivå kan hjälpa prognosarbetet. Du kan till exempel gruppera produkter efter hur enkelt deras försäljning kan förutses och vilken inverkan detta har på organisationen.
3. Leveransplanering och ekonomisk genomgång. Baserat på efterfrågeplaneringen sätter det ansvariga teamet upp leveransplanen för att möta den planerade efterfrågan så noggrant som möjligt. Här tittar man på tillgänglig produktionskapacitet, lagerstatus, produktionsmetod samt supply chain-strategier (make to order, make to stock, assembly to order). Det är också viktigt att undersöka friktionen mellan leverans och efterfrågan och hitta en lämplig lösning.
4. Pre-S&OP-möte. I detta steg sammanförs planerna från de tidigare stegen. Man identifierar möjliga problem och förbereder och presenterar scenarier för att lösa dem så effektivt som möjligt. Scenarierna jämförs inför det sista mötet. Deltagarna i detta möte är vanligtvis team från försäljning, marknadsföring, service, verksamhet, supply chain och naturligtvis ekonomi.
5. Executive S&OP-möte. Här involveras vd eller högre ledning i processen och det beslutas vilket scenario som ska användas baserat på den insamlade inputen. Som nämnt är resultatet en plan med konsensus kring leverans och efterfrågan som stöds av ledningen. Efter att planen har godkänts implementeras den i alla operativa avdelningar. Detta möte sker vanligtvis en gång i månaden, med fokus framåt på en viss tidsperiod, ofta 24 månader.

Faktorer som påverkar utbud och efterfrågan

Inom en organisation och i omvärlden påverkar olika källor alltid frågan:

• Konkurrens. Knepet är att bemöta kundernas efterfrågan bättre än dina konkurrenter. Konkurrensmässiga kampanjer och erbjudanden, kvalitetsdiskussioner, avbrott i leveranser är alla saker som kan påverka detta.
• Säsongseffekter. Under en mild vinter säljer du färre tjocka jackor än under en mycket kall vinter. Men tänk också på andra händelser där tid spelar en roll: antalet besökare på en restaurang, som troligen är högre på helger än under veckan.
• Ekonomiska effekter. Ekonomisk tillväxt eller recession har en påverkan, men en annan regeringspolitik eller bra och dålig publicitet kan också vara avgörande. Brexit är ett bra nyligt exempel.
• Trender och kunders förväntningar. Under de senaste åren har kundernas förväntningar blivit allt högre och produktlivscykler har i genomsnitt blivit kortare.
• Internet. Kunder kan lättare handla online, jämföra priser och leveranstider samt läsa recensioner.
• Kampanjer. Specialerbjudanden eller reklamkampanjer kan öka efterfrågan. Efter kampanjen är det stor sannolikhet att efterfrågan minskar igen.
• Katastrofer. Oförutsedda händelser såsom storm (eller pandemi) kan också påverka efterfrågan. I vissa fall kan detta till och med ha en positiv inverkan!
• Avstånd. Globalisering skapar större leveranskedjor, vilket påverkar tillgång och efterfrågan.

Skillnaderna kan ytterligare förstärkas av den så kallade pisksnärtseffekten. På grund av den fluktuerande efterfrågan på produkter blir det allt svårare att förutse hur många produkter som behöver produceras ju längre upp du kommer i kedjan. Det börjar med en liten variation på kundsidan och variationen ökar ju längre du går upp i kedjan. Den största fluktuationen sker hos leverantören av råmaterial.

Det finns också olika källor som påverkar tillgången. Dessa är externa källor:

• Global tillväxt och en alltmer komplex leveranskedja. Detta kräver samarbete.
• Naturens cykler. Vissa produktionscykler måste ske inom en viss tid. Till exempel måste solens kraft användas för att generera solenergi under dagen. Tillgången på råmaterial som olja och stål kan också ha en betydande inverkan. Tänk på de stora mängder stål som Kina köpte för några år sedan, vilket gjorde att resten av världen hade för liten marknad.

Detta är några interna källor som kan påverka erbjudandet:

• Bullwhip-effekten. Detta är inte bara relaterat till efterfrågan, utan även till tillgången. Om bullwhip-effekten uppstår på efterfrågesidan kan produktionskapaciteten bli otillräcklig för att följa med den ökande efterfrågan. Om du behöver mer material köper du mer material, och effekten förflyttas uppåt längs kedjan.
• Fel i efterfrågeplanering. Ibland bedöms resultaten felaktigt, antingen för optimistiskt eller för pessimistiskt. Detta kan leda till under- eller överproduktion.
• Fel i tillgångsplanering. Över- eller underkapacitet eller andra ineffektivitet i processen kan uppstå på alla planeringsnivåer.
• Oregelbundenheter i systemet. Intressenternas produktionsplaner förändras för mycket, eller förändringarna blir för kostsamma eller har för stor påverkan på processen.
• Fel hos leverantören. Detta har ofta störst inverkan. Tänk på material av dålig kvalitet, oacceptabla leveranstider, men också kapacitetsbrist för att möta efterfrågan.

S&OP: gör en bra steg-för-steg-plan

Det är tydligt att det behövs en gedigen plan för att implementera S&OP i organisationen. Kom ihåg att det är en cykel, inte ett engångsschema. Det kan också användas för att ytterligare förbättra processen. Det är klokt att genomföra en pilot för varje förbättring innan den implementeras i hela organisationen.

Kulturella skillnader som en S&OP-utmaning

Särskilt inom internationella organisationer är det mycket viktigt att ta hänsyn till kulturella skillnader vid implementering av S&OP.

• Liten maktdistans - stor maktdistans
• Individualist - kollektivist
• Maskulin - feminin
• Låg osäkerhetsundvikande - hög osäkerhetsundvikande
• Kortsiktigt tänkande - långsiktigt tänkande

Slutsats

S&OP är ett mycket kraftfullt verktyg som kan hjälpa din organisation att effektivisera processer på rätt sätt. Det är viktigt att hela organisationen stödjer det. Det är bra att ta hänsyn till ett antal saker:

1. Undersök vad som fungerar för din organisation. Varje företag har en unik S&OP-plan.
2. Involvera alla delar och funktioner i organisationen i processen.
3. Säkerställ att ledningen stödjer det.
4. Säkerställ att beslut fattas baserat på korrekt data.
5. Fortsätt att förbättra din S&OP-process och inse att den aldrig är helt färdig.
6. Ha självdisciplin: Se till att människor håller sig till scheman och arbetsmetoder, annars missar ni deadlines och engagemang i processen.

Vill du veta mer om S&OP eller är du nyfiken på vad detta kan innebära för din organisation? Vänligen kontakta Pepijn Rinzema.